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Software de Planificación de Operaciones y Ventas

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Eficiencia en el ciclo de conversión de efectivo y optimización de los gastos operativos de la empresa con S&OP software

El proceso de gestión y toma de decisiones de negocio para balancear la demanda y suministro, alinear los planes comerciales, operativos y financieros con la estrategia de un horizonte de tiempo adecuado, no es una labor sencilla.

Abordaremos puntos muy importantes a considerar para tener éxito en la interacción y coordinación en la planificación de ventas y operación.

Me gustaría que nos sumerjamos primeramente al por que requerimos de un plan de operaciones ventas y como la creación de metodologías nos ayudaran a crear un S&OP.

Beneficios

Benifitslayer

Efecto de la exactitud del pronóstico en la cadena de suministro, inventarios y en la utilidad.

Con respecto a la creación de la metodología es precisamente la exactitud del pronóstico en la cadena de suministro, en los inventarios y sobre todo también en lo que es la demanda a través de las diferentes utilidades de la empresa, esto hace que el error de pronóstico sea una de las mediciones más importantes para empezar a implementar lo que es el Sales and Operation Planning, a qué me refiero, hay empresas que efectivamente crean o tiene un presupuesto de ventas pero este presupuesto generalmente lo tienen creado en montos, lo que exige esta metodología es que esos montos se tienen que pasar a volúmenes o unidades por familias de productos y por canales de venta, por lo tanto cuando eso pasa, la mayoría de las áreas de venta no tienen ese soporte o no tienen toda la información para poder tomar decisiones más acertadas. El primer paso de implementación es correr un pronóstico con diferentes metodologías, sin embargo, hay varios pronósticos o varias metodologías de pronóstico de demanda para poder crear un presupuesto base cero y hacérselo llegar a las áreas de ventas.

Esto lo puedan comparar y construir con montos ya sea dependiendo la presupuestación. Generalmente debe ser costo promedio para que con ello puedan hacer su presupuesto de ingresos. Entonces desde ahí empieza la creación e integración de la técnica de pronóstico con la base cero para crear un presupuesto de ventas.

El error de pronóstico es uno de los más importantes a medir al inicio de nuestro proceso, la cual es una metodología matemática contra las variables externas comerciales que puedan tener como experiencia, esto con la finalidad de ordenar el área de ventas. Algo importante a considerar en este aspecto es la implementación de software de pronóstico que ayudan a realizar este pronóstico, hay software que ayudan a realizar de manera efectiva estas proyecciones.

Es importante notar que cuando hay una buena herramienta, se puede definir una caracterización de los productos a través de lo que su comportamiento estadístico nos dice, normalmente en la metodología estándar, que actualmente se utiliza, se divide la caracterización de los productos en resurtible regular, resurtible no regular y resurtible estacional, la cual puede ser dinámica dependiendo al canal de ventas, familias de productos y mercado en un mismo producto. Inclusive pueden ser los tres en diferentes canales o en diferentes mercados, por tanto, lo primero que hay que hacer es definir esos comportamientos y de ahí aplicar diferentes metodologías de pronóstico.

Un software de pronóstico generalmente tiene diez, quince o veinte metodologías que corre todas las metodologías para las caracterizaciones. Cuando no es aplicable o simplemente están demás algunos comportamientos, entonces ahí es importante tener la caracterización y la medición del error de pronóstico.

Pasando a la integración de los diferentes planes de ingresos a considerar del Sales and Operation Planning y cuáles son las salidas que debe tener, como por ejemplo la programación y la ejecución de la operación diaria.

Existen diferentes niveles de planeación de la empresa, uno de los principales inputs del Sales and Operation Planning, es el plan estratégico de negocio, éste generalmente debe ser de tres a cinco años ya que se refiere específicamente a cómo va a crecer la demanda, cuáles van a ser los productos y los mercados que van a atacar conforme cada uno de estos años. Es decir, en un sentido ejecutivo práctico dos maneras de hacer crecer las demandas, abarcando más más regiones o actualizar el portafolio de productos por innovación y vayan captando necesidades al mercado o por canales de distribución diferentes. Por lo tanto, lo primero que debe de saber tu empresa es esa planeación estratégica, cómo va a crecer, en qué sentidos va a crecer, si es por la parte geográfica, por productos nuevos o la parte innovación.

El segundo punto importante que hay que definir es el plan de negocios. Este debe indicar cada año que va a hacer el área de ventas, operaciones y finanzas para que se ejecute y se cumpla el plan, este plan de negocios generalmente lo conocemos de una manera muy práctica, como el presupuesto de ingresos el presupuesto de egresos y la proyección de utilidad durante el año.
La planeación del Sales and Operation Planning, que se debe realizar cada mes, está visión de tiempo que se tiene, es la base de ingresos a nivel anual y entonces lo que obliga esta metodología es que cada mes se haga una actualización de la demanda de acuerdo a las características o factores externos del mercado y constantemente se esté guardando un rol de actualización de presupuestos de ingresos al mismo tiempo que se tiene un rol operativo, es decir, si tienen lead times de proveeduría o de plantas de dos o tres meses el rol de actualización de ventas debe de ser dentro de ese mismo ciclo de dos a tres meses y se tienen ciclos semanales, por ejemplo las comercializadoras que generalmente manejan productos a nivel nacional, por lo que se debe tener un rol semanal o quincenal, porque eso es lo que se está actualizando por parte del área de ventas y un planeador de demanda para poder combinar pronóstico de ventas matemático contra el presupuesto actualizado de ventas que cada uno de los responsables del área debe traer y analizar.

Ahora, se vuelve otra vez importante que en el ambiente de evolución de un área de ventas también sepan y tengan capacidades para manejar las demandas de cada uno de sus clientes.

Por tanto, al final este proceso de Sales and Operation Planning ayuda a tener una constante planificación y actualización mensual del mercado para ajustar técnicamente los siguientes tres meses consecutivos.

Si nos damos cuenta, la construcción viene desde el plan estratégico, el plan de negocios el principal input del plan de negocios hacia el Sales and Operation Planning es el presupuesto de ingresos y de ahí pasamos la planeación de ventas y operaciones para calibrar los constantes cambios que hay en el medio de la demanda, de esta manera podremos ir actualizando un rol con visión de tres o cuatro meses o de tres a cuatro periodos de acuerdo con el modelo de negocio de la empresa.

Recuerda que hay grandes beneficios al erradicar la improvisación con una metodología de planeación adecuada.

Improvisación vs planeación formal
  • Es solo a corto plazo.
  • Atiende asuntos de hoy.
  • Implica Alto riesgo.
  • Es variable en sus resultados.
  • “Puede funcionar”.
  • Uso inadecuado de los recursos.
  • No hay lecciones aprendidas.
  • Abarca diferentes plazos.
  • Atiende lo importante, no solo lo urgente.
  • Minimiza el riesgo.
  • La decisión esta soportada.
  • Se aprende y se repite lo bueno.
  • Optimiza los recursos.
  • Deja conocimiento.
De manera muy concreta el Sales and Operation Planning es:
  • Un proceso, a nivel familia de productos, de toma de decisiones que ayudan a las compañías a promover un excelente servicio al cliente y operar mejor el negocio.
  • Se debe fortalecer con diferentes metodologías que aporten valor al aseguramiento de disponibilidad de inventario sin afectar el ciclo de conversión de efectivo de la empresa.
  • Ejecutando correctamente el proceso del S&OP impacta en: La integración de los equipos multidisciplinarios de la empresa, mayores ventas, eficiente ciclo de conversión de efectivo y optimización de los gastos operativos de la empresa.

OPINIÓN DE PERSONAS SOBRE NOSOTROS

Paul
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Paul Feorene

Gerente - Gestión de logística y repuestos en Kawasaki

"Avercast nos ha ayudado a liberar millones de dólares en inventario y nos ayudo a justificar una nueva contratación".

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Pranav Gupta
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Pranav Gupta

Analista de pronósticos

"Con miles de SKUs de rápido movimiento, ahora podemos administrar la previsión y la planificación en literalmente minutos con informes personalizados".

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Christian Tebbs

Director de inteligencia de negocios

"Nos permitió administrar nuestras ventas y operaciones de una manera fuera de este mundo".

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